組織越龐大，就必須逐層逐級設計，按不同工作任務、權責分派適職適能之人才擔任工作。組織運作過程中最基本的運作程序就是PDCA，規劃、執行、控制、分析，然後一直不斷地一此循環持續改善與完備。其中實現上最困難的就是「控制」與「分析」。規劃與執行困難度當然很高，也是影響工作任務成敗最重要的步驟，但是控制與執行是最難落實有效的。
一般而言，「控制」必須經由「觀察」、「資訊收集」、「溝通」等技巧達成。當組織規模較小時，所有成員與工作均「近在咫尺」，所有狀態均能即時掌握，也沒有誤判或隱瞞，因此困難不大。但是當組織規模龐大、必須遠端分派、國際化之後，掌握組織營運狀態資訊之努力，相對困難度就逐漸升高。對於一個遠在幾千公里外的分駐點、分公司成員，如何了解、如何管理？遠距管理一直是管理作為上很難突破的課題。
古時候的朝廷，如北京紫禁城內金座上的康熙皇帝如何管理遠在甘肅駐兵的將軍？如何指揮雲南的平西王吳三桂？又如何知道兩江總督有無「魚肉鄉民」、「民不聊生」？傳個信息就算用「六百里快馬急報」，也要上幾個星期，獲得資訊時事情已經發生、結束了。
所以古時候的「欽差大人」、「微服出訪」都是用來補正常管道之不足，但是仍然經常會有「欺上瞞下」的地方官。如今拜現代資訊工具發達之賜，傳真、電子郵件、網路電話、視訊會議，越來越多的工具發明用以改善補足遠具管理的不足。即使如此仍然無法完全杜絕類似情況發生。
一個負責的管理者，應該經常離開辦公室，走到組織的每個角落，看看人、看看事物，藉由近距離的接觸了解，才能獲得「治理於帷幄之中」不可能獲得的真相。我認識的幾個管理人，往往疏忽這種基本功夫，認為只要坐在辦公桌前處理email、分析報表、電話指揮就可以有效掌握組織動態、了解員工，其實不然。
通常依藉這種方式進行管理，只能做到表面管理，對於組織內的無效率與「藏污納垢」之處，永遠也見不著。我自己有深刻體驗，也一直奉行不豫，卻不知在拿捏之間是否得當，過與不足都是不好！
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